Dûment en bref
Dûment est un logiciel de recouvrement permettant aux TPE et PME de suivre leurs factures échues, de préparer les relances et de garder la main sur les actions sensibles. Pour une entreprise de propreté, son intérêt se situe après la facturation des contrats d’entretien : rassembler les pièces, vérifier ce qui reste réellement dû et organiser le dialogue avec le bon interlocuteur comptable. Il ne remplace ni la gestion des interventions ni un professionnel du droit.
L’éditeur précise que le créancier utilise le logiciel pour son propre compte. Dûment n’est pas une société de recouvrement, un cabinet d’avocats ou un commissaire de justice. Les règlements vont directement à votre entreprise. Cette distinction compte lorsque vous souhaitez conserver la relation commerciale avec un syndic, un gestionnaire de bureaux ou un client multisite.
Partir d’un solde fiable pour chaque contrat d’entretien
Rassembler factures et justificatifs avant la relance
Un retard de paiement ne se traite pas uniquement avec une liste de montants. Pour un contrat de nettoyage, réunissez la facture, le contrat ou devis accepté, les éventuels avoirs et les échanges concernant la prestation. Si le client conteste une intervention, conservez aussi les éléments permettant de comprendre son désaccord. Cette préparation est une recommandation de méthode, pas une fonctionnalité sectorielle propre à Dûment.
Parmi les fonctionnalités de Dûment, l’éditeur décrit des dossiers réunissant factures, justificatifs, échanges, promesses et paiements. L’import accepte les fichiers PDF, PNG et JPEG, avec contrôle des doublons et revue avant écriture. Les scans passent par une saisie assistée : prévoyez donc une vérification humaine plutôt que de supposer une lecture parfaite de tous les documents.
Identifier le véritable débiteur
Dans la propreté, le site nettoyé, le donneur d’ordre et l’entité facturée peuvent être différents. Vérifiez le SIREN ou SIRET, la référence client et les coordonnées du service comptable. Dûment indique utiliser des identifiants d’entreprise et ne pas se fier à la seule ressemblance des noms. C’est particulièrement utile lorsque plusieurs établissements portent une enseigne commune.
Le montant exigible doit aussi intégrer les paiements partiels et les avoirs. Une relance portant sur une somme déjà réglée fragilise la relation. Avant de lancer une politique automatisée, rapprochez quelques dossiers avec votre comptabilité et documentez le traitement des écarts.
Organiser des relances sans abandonner le contrôle
La page consacrée à l’automatisation des relances de factures décrit une logique encadrée : règles versionnées, actions proposées avec leur motif, validation des décisions sensibles et adaptation après une réponse ou un paiement. L’entreprise peut approuver, modifier ou refuser une proposition. Aucune relance ne doit partir avant l’activation d’une politique.
Pour un contrat d’entretien récurrent, commencez par une politique simple. Désignez une personne qui vérifie les actions proposées et une autre capable de répondre sur la réalité des prestations. Le responsable administratif ne possède pas toujours les éléments terrain nécessaires pour interpréter une contestation. Le logiciel aide à structurer le suivi, mais l’arbitrage reste interne.
- Définir les délais et canaux autorisés pour chaque catégorie de client.
- Valider le contact comptable et le montant avant le premier envoi.
- Faire remonter immédiatement les contestations au responsable concerné.
- Vérifier qu’un paiement enregistré arrête effectivement les relances.
Dûment annonce suspendre les relances lorsqu’une contestation est enregistrée. Cette règle suppose que l’information arrive dans le dossier : un désaccord reçu par téléphone ou transmis au chef d’équipe doit donc être communiqué. Aucun outil ne peut résoudre une information conservée dans une boîte mail personnelle.
Faciliter le règlement et suivre les engagements
Le portail débiteur présenté par Dûment affiche les sommes ventilées et propose plusieurs démarches : payer par carte, obtenir les informations de virement, proposer une date ou demander un échéancier. Le lien est annoncé comme signé et révocable. Un interlocuteur comptable peut ainsi accéder au contexte du dossier sans multiplier les demandes de pièces.
Si vous acceptez un échéancier, vérifiez son contenu et la personne habilitée à l’approuver. Pour une société de nettoyage, encaisser progressivement une dette et poursuivre un contrat sont deux décisions distinctes. La situation commerciale, les coûts salariaux et les engagements contractuels doivent être examinés séparément ; le logiciel ne garantit ni paiement ni rentabilité.
Connecteurs, sécurité et budget : les vérifications utiles
La liste des connecteurs disponibles mentionne plusieurs outils de facturation ainsi que des possibilités par API et webhooks. Cela ne démontre pas une connexion native avec KLINER. Demandez quels champs sont transmis, comment les avoirs sont traités et comment les règlements remontent. Un export manuel bien contrôlé vaut mieux qu’une synchronisation supposée.
Les engagements de sécurité et conformité évoquent notamment le cloisonnement par société, les droits vérifiés côté serveur et un journal d’audit. L’éditeur ne revendique pas de certification à ce stade et ne promet pas une conformité totale de vos pratiques. Faites préciser la conservation, la suppression et les responsabilités contractuelles avant de transmettre vos données clients.
Selon les tarifs de Dûment consultés, le service est gratuit jusqu’au premier encaissement, puis annoncé à 49 € HT par mois et par société, avec 25 000 € d’encours moyen inclus. Des tranches supplémentaires et des frais de carte sont prévus. Confirmez le calcul exact de l’encours, le déclenchement de l’abonnement et les frais applicables à votre usage.
Quelle place à côté de KLINER ?
Le besoin traité ici est le suivi des impayés, pas le calcul d’un devis de nettoyage ou l’organisation des équipes. Pour comparer les périmètres, consultez les offres KLINER. La page sur la conformité de la facturation électronique permet aussi de distinguer émission réglementaire des factures et recouvrement : automatiser une relance ne prouve pas que le circuit de facturation satisfait toutes les obligations applicables.
FAQ
Dûment prend-il en charge le recouvrement à ma place ?
Non. L’éditeur présente un logiciel utilisé par le créancier pour son propre compte. Votre entreprise conserve les décisions et reçoit directement les règlements. Une procédure contentieuse nécessite un examen spécifique et, selon la situation, l’intervention d’un professionnel compétent.
Peut-on l’utiliser pour plusieurs factures d’entretien ?
Le produit décrit un import multif factures et des dossiers regroupant les éléments du débiteur. Testez néanmoins le rattachement des établissements et les paiements partiels sur vos documents réels, en évitant toute confusion entre sociétés clientes.
Les relances sensibles sont-elles entièrement automatiques ?
L’éditeur annonce une validation humaine pour les actions sensibles et des propositions explicables. Vérifiez le paramétrage des règles, les droits des utilisateurs et le circuit d’approbation avant d’activer votre première politique de relance.
Un meilleur taux d’encaissement est-il garanti ?
Non. Les simulations affichées ne constituent pas une garantie. Évaluez plutôt la fiabilité des soldes, la régularité du suivi et le temps consacré aux dossiers, sans attribuer au logiciel seul les paiements obtenus.
Conclusion
Dûment mérite un essai si les factures d’entretien échues sont suivies de façon dispersée. Commencez avec quelques dossiers vérifiés, gardez un responsable identifié et contrôlez le résultat comptable. La valeur recherchée est une méthode de relance plus fiable, non une promesse de recouvrement automatique.